Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo

El análisis y descripción de puestos es la herramienta básica y primordial de la gestión y dirección de Recursos Humanos y también de gestión y dirección empresarial.

Podríamos decir que esta herramienta es el procedimiento metodológico que nos permite obtener toda la información relativa a un puesto de trabajo. Este proceso consta de dos fases claramente identificables y diferenciables.

Por un lado el análisis de puesto de trabajo, definido como el proceso a través del cual un puesto de trabajo es descompuesto en unidades menores e identificables. Estas unidades menores suelen ser las tareas pero el proceso analítico puede ir más allá para descender, por ejemplo, al nivel de las operaciones, acciones, movimientos. Por extensión, el análisis puede incluir la identificación de requerimientos del trabajo y de otras características del entorno del puesto de trabajo. 

Y por otro lado tenemos la descripción de puestos de trabajo como la exposición detallada, estructurada, ordenada y sistemática, según un protocolo dado, del resultado del análisis de puesto de trabajo. Esta exposición podrá ser redactada en prosa en forma narrativa o presentada en formatos codificados según reglas previamente establecidas o de forma mixta y no tiene que incluir necesariamente la especificación aunque es común que se acompañe.

Son numerosas las aplicaciones que se pueden derivar de un análisis y descripción de puestos si se encuentra correctamente realizado;

Reclutamiento y selección y encuadramiento: los perfiles se basan en los requerimientos y exigencias que el puesto de trabajo impone a quien lo desempeña. Sean individuos aislados o grupos, la información nos será útil para llevar a cabo una selección científica de personal.

Orientación y consejo vocacional: nos permite orientar debidamente a un estudiante o a un trabajador acerca de cuáles pueden ser aquellas opciones profesionales que más se corresponden con sus aptitudes, intereses y potencialidades.

Planificación de carreras profesionales y promociones: cuando se establecen los planes de carrera o se negocia el futuro profesional de un trabajador es imprescindible proyectar en el futuro las necesidades de la compañía, las habilidades que se requerirán para satisfacer tales necesidades y el previsible desarrollo de las capacidades del individuo. Similar en las promociones, rotaciones internas y externas.

Valoración de puestos de trabajo: permite el establecimiento del valor relativo de los puestos de trabajo, utilizando la información derivada del análisis y descripción de puesto.

Evaluación de resultados y desempeño: se refiere a la eficiencia del trabajador en el desempeño de su puesto, para ello tendremos bien definidos las funciones, tareas, objetivos del puesto.

Formación y adiestramiento: podemos planificar sobre una base objetiva la formación y adiestramiento necesarios para desarrollar la capacidad y adquirir los conocimientos necesarios.

Seguridad y prevención: el análisis y descripción de puestos nos dará información sobre los riesgos y peligros que se puedan derivar para el trabajador y contribuirá al perfeccionamiento de un más completo mapa de riesgos laborales.

Salud laboral: nos proporciona información sobre situaciones y actividades que conllevan fatiga, estrés, posturas y movimientos indebidos, etc.

Estructura y diseño organizacional: constituye el fundamento de toda nueva estructura y diseño organizativo basado en la realidad objetiva.

Manual de operaciones y procedimientos: un buen análisis y descripción de puestos nos permite poner al día el manual de procedimientos y operaciones.

Delimitación de las líneas de autoridad y responsabilidad: proporciona información sobre obligaciones, responsabilidades, áreas de competencia y autoridad, reduciendo así el grado de conflicto y ambigüedad de rol.

Ordenación y clasificación de puestos: permite establecer una ordenación y clasificación de puestos constituyendo una base objetiva para fines diferentes, ejemplo, estructura retributiva. 

El análisis y descripción de puestos de trabajo sigue constituyendo una de las herramientas básicas de organización, dirección y gestión. Sin embargo, es frecuente que su utilización se dé solo en algunos ámbitos de actividad. Las razones que pueden explicar su uso limitado son:

1.       Algunos profesionales de la dirección lo califican como una técnica excesivamente rígida y trasnochada.

2.       Se suelen realizar pensando en hacer un uso concreto y específico de los resultados y, cuando se los desea explotar con otra finalidad, la información disponible es insuficiente.

3.       Los analistas que llevaron a cabo el proceso general del análisis y descripción desconocían los objetivos que la dirección pretendía.

4.       Los diversos usuarios del análisis y descripción de puestos no conocen la utilidad que esta información les puede ofrecer.

5.       La información derivada de la misma requiere una actualización. Por eso si no se diseña un mecanismo automático que lo actualice se corre el riesgo de olvidarnos que hay que actualizarla y llegará un momento donde la información que dispongamos quede obsoleta.

A modo de reflexión podemos argumentar que es indispensable contar con el análisis de cada uno de los puestos, esto permitiría la posibilidad de obtener todas las características e información relativa a cada uno de los cargos. Además el uso de esta información nos permitirá establecer la descripción y especificación de cada puesto, y a su vez nos proporcionará la base para unificar los subsistemas que conforman la acción de los Recursos Humanos. Se puede decir que el análisis y descripción de puestos, es una herramienta eficaz, con la cual deberían contar todas las organizaciones, si es que quieren tener una buena organización y coordinadas todas sus funciones, porque las organizaciones que se encuentren bien organizadas, con sus objetivos bien definidos, alcanzaran las metas deseadas, ya que el personal sabe qué hacer y cómo hacerlo, por lo tanto este conjunto de elementos les asegura un buen lugar en el mercado del trabajo.   

Pablo Merino
Estudiante de la Lic, en Relaciones del Trabajo en la Facultad de Ciencias Sociales. UBA.