El análisis y descripción de puestos es la herramienta básica y primordial de la gestión y dirección de Recursos Humanos y también de gestión y dirección empresarial.
Podríamos decir que esta herramienta es el procedimiento metodológico que nos permite obtener toda la información relativa a un puesto de trabajo. Este proceso consta de dos fases claramente identificables y diferenciables.
Por un lado el análisis de puesto de trabajo, definido como el proceso a través del cual un puesto de trabajo es descompuesto en unidades menores e identificables. Estas unidades menores suelen ser las tareas pero el proceso analítico puede ir más allá para descender, por ejemplo, al nivel de las operaciones, acciones, movimientos. Por extensión, el análisis puede incluir la identificación de requerimientos del trabajo y de otras características del entorno del puesto de trabajo.
Y por otro lado tenemos la descripción de puestos de trabajo como la exposición detallada, estructurada, ordenada y sistemática, según un protocolo dado, del resultado del análisis de puesto de trabajo. Esta exposición podrá ser redactada en prosa en forma narrativa o presentada en formatos codificados según reglas previamente establecidas o de forma mixta y no tiene que incluir necesariamente la especificación aunque es común que se acompañe.
Son numerosas las aplicaciones
que se pueden derivar de un análisis y descripción de puestos si se encuentra
correctamente realizado;
Reclutamiento
y selección y encuadramiento: los perfiles se basan en los requerimientos y
exigencias que el puesto de trabajo impone a quien lo desempeña. Sean
individuos aislados o grupos, la información nos será útil para llevar a cabo
una selección científica de personal.
Orientación
y consejo vocacional: nos permite orientar debidamente a un estudiante o a
un trabajador acerca de cuáles pueden ser aquellas opciones profesionales que
más se corresponden con sus aptitudes, intereses y potencialidades.
Planificación
de carreras profesionales y promociones: cuando se establecen los planes de
carrera o se negocia el futuro profesional de un trabajador es imprescindible
proyectar en el futuro las necesidades de la compañía, las habilidades que se
requerirán para satisfacer tales necesidades y el previsible desarrollo de las
capacidades del individuo. Similar en las promociones, rotaciones internas y
externas.
Valoración
de puestos de trabajo: permite el establecimiento del valor relativo de los
puestos de trabajo, utilizando la información derivada del análisis y
descripción de puesto.
Evaluación
de resultados y desempeño: se refiere a la eficiencia del trabajador en el
desempeño de su puesto, para ello tendremos bien definidos las funciones,
tareas, objetivos del puesto.
Formación
y adiestramiento: podemos planificar sobre una base objetiva la formación y
adiestramiento necesarios para desarrollar la capacidad y adquirir los
conocimientos necesarios.
Seguridad
y prevención: el análisis y descripción de puestos nos dará información
sobre los riesgos y peligros que se puedan derivar para el trabajador y
contribuirá al perfeccionamiento de un más completo mapa de riesgos laborales.
Salud
laboral: nos proporciona información sobre situaciones y actividades que
conllevan fatiga, estrés, posturas y movimientos indebidos, etc.
Estructura
y diseño organizacional: constituye el fundamento de toda nueva estructura
y diseño organizativo basado en la realidad objetiva.
Manual
de operaciones y procedimientos: un buen análisis y descripción de puestos
nos permite poner al día el manual de procedimientos y operaciones.
Delimitación
de las líneas de autoridad y responsabilidad: proporciona información sobre
obligaciones, responsabilidades, áreas de competencia y autoridad, reduciendo
así el grado de conflicto y ambigüedad de rol.
Ordenación
y clasificación de puestos: permite establecer una ordenación y
clasificación de puestos constituyendo una base objetiva para fines diferentes,
ejemplo, estructura retributiva.
El análisis y descripción de
puestos de trabajo sigue constituyendo una de las herramientas básicas de
organización, dirección y gestión. Sin embargo, es frecuente que su utilización
se dé solo en algunos ámbitos de actividad. Las razones que pueden explicar su
uso limitado son:
1. Algunos
profesionales de la dirección lo califican como una técnica excesivamente
rígida y trasnochada.
2. Se
suelen realizar pensando en hacer un uso concreto y específico de los
resultados y, cuando se los desea explotar con otra finalidad, la información
disponible es insuficiente.
3. Los
analistas que llevaron a cabo el proceso general del análisis y descripción
desconocían los objetivos que la dirección pretendía.
4. Los
diversos usuarios del análisis y descripción de puestos no conocen la utilidad
que esta información les puede ofrecer.
5. La
información derivada de la misma requiere una actualización. Por eso si no se
diseña un mecanismo automático que lo actualice se corre el riesgo de
olvidarnos que hay que actualizarla y llegará un momento donde la información
que dispongamos quede obsoleta.
A modo de reflexión podemos argumentar que es indispensable contar con el análisis de cada uno de los puestos, esto permitiría la posibilidad de obtener todas las características e información relativa a cada uno de los cargos. Además el uso de esta información nos permitirá establecer la descripción y especificación de cada puesto, y a su vez nos proporcionará la base para unificar los subsistemas que conforman la acción de los Recursos Humanos. Se puede decir que el análisis y descripción de puestos, es una herramienta eficaz, con la cual deberían contar todas las organizaciones, si es que quieren tener una buena organización y coordinadas todas sus funciones, porque las organizaciones que se encuentren bien organizadas, con sus objetivos bien definidos, alcanzaran las metas deseadas, ya que el personal sabe qué hacer y cómo hacerlo, por lo tanto este conjunto de elementos les asegura un buen lugar en el mercado del trabajo.
Pablo Merino
Estudiante de la Lic, en Relaciones del Trabajo en la Facultad de Ciencias Sociales. UBA.
